Les conseils NBH TRANSITIONS pour animer une Table Ronde – Management – Communication

Dans le cadre de nos missions, il nous arrive d’animer des tables rondes et c’est toujours un très grand plaisir !

C’est un véritable enrichissement, mais l’exercice n’est pas simple, car une table ronde réussie nécessite l’implication des participants. Pour cela, elle devra être perçue très rapidement comme intéressante, de qualité et dynamique. Lourde responsabilité ! Nous allons donc vous confier quelques conseils qui sont les fruits de notre expérience.

Si vous voulez nous déléguer l’animation d’une de vos tables rondes ou encore vous faire coacher pour être parfaitement prêt(e) le jour J …

1/ Présentez un sujet qui répond à un besoin et rendez le captivant

Nous vous recommandons de commencer par poser un cadre et des règles qui vont assurer la cohérence de votre table ronde. Vous allez clarifier le déroulement et le fonctionnement de l’activité, vous présentez, et répondre aux questions avant de laisser la parole aux participants.

Étape 1/ Accueillez les participants en leur souhaitant la bienvenue.

Étape 2/ Présentez-vous : Qui êtes-vous et à quel titre intervenez-vous ?

Étape 3/ Annoncez le sujet qui vous rassemble. Il doit être précis, circonscrit. Décidez du périmètre, cela permettra que les informations apportées soient mieux ciblées.

Par exemple : le thème de la dernière table ronde que nous avons eu la joie d’animer, dans le cadre de l’évènement organisé par MP médias à Honfleur, était le suivant : « Problèmes de recrutement ! Comment réenchantez nos métiers ? »

Étape 4/ Précisez les règles de fonctionnement :

La durée : respectez les horaires fixés, commencez et finissez à l’heure. Même si vous voulez prolongez, permettez à ceux qui le souhaitent de partir en toute élégance.

Le comportement attendu : cordialité, respect, écoute, etc. Demandez à ce que les téléphones portables soient éteints.

2/ Créez un climat de confiance propice aux échanges

Prenez soin à la sélection des participants (si possible). Si ce n’est pas vous qui les choisissez, tentez d’en obtenir la liste pour commencer à les appréhender.

Accueillez et instaurez un climat de bienveillance et de réceptivité réciproque indispensable à la discussion. Rassurez les participants peu habitués à ce type de rencontres.

Une table ronde est le lieu idéal pour développer l’intelligence collective. En effet, nous avons tous nos expériences, nos ressentis et notre interprétation du monde qui ne nous donnent qu’une toute petite vision sur l’ampleur du sujet ! Le fait d’être là, à plusieurs, est l’occasion d’élargir notre focus pour avoir un regard nouveau sur le sujet traité. Toutes les interventions vont venir nourrir votre réflexion, belle opportunité de repartir plus instruit !

Cette subtile alchimie du groupe des participants, la diversité de leurs interventions, va permettre de donner du contenu riche au cadre que vous avez posé. La variété des profils doit vous aider à donner du rythme aux discours. Progressivement va se construire le récit de cet évènement que chacun pourra raconter par la suite.

Tous sont arrivés, ils vous ont écouté et c’est le moment de leur proposer de se présenter. Étape 4/ Tour de table pour se présenter : nom, prénom, profession, entreprise, raison de leur participation à la table ronde.

3/ Préparez-vous pour être habile dans l'animation

Votre talent professionnel doit s’appuyer sur votre préparation. Animer un groupe demande une certaines agilité d’esprit, beaucoup de savoir-faire et de savoir-être. Vous devez être à l’aise, créer du lien, favoriser la participation.

Incitez les participants timides à participer mais sans insister.
Votre rôle est d’aider les participants à rester focalisés sur les questions posées, de recentrer les débats lorsque les digressions s’éternisent.
N’hésitez pas à demander aux participants d’éclaircir ou de préciser leur pensée.
Il vous faudra reformuler si nécessaire pour trouver les mots justes et savoir si tout le monde en a bien la même interprétation.
Listez ce qui reste à débattre, préparer les transitions, relancer les questions qui restent sans réponses pour stimuler la réflexion, composer avec les silences.
Trouvez des liens entre les réponses avancées. En cas de désaccord, nommez précisément, normalisez puis passez à une autre intervention.
Enfin, gérez les personnalités, les maladresses ou les tensions éventuelles. Faites attention au langage non-verbal (impatience, agacements …). Ne tolérez pas les comportements ou langage irrespectueux, voire violents.
Demeurer impartial, faites preuve de flexibilité et faites place à l’originalité.
Conclure les échanges en remerciant pour la participation, vous pouvez faire une petite synthèse si nécessaire, ou bien encore faire un dernier tour de table pour clore les questions.

4/ Maîtrisez votre posture professionnelle

Vous intervenez dans un cadre professionnel précis qui répond à des règles.

Cela impose une posture et des intentions adéquates, tournées vers le but visé, sans oublier un langage non-verbal sous contrôle.
Regardez l’ensemble de votre auditoire, balayez l’ensemble du groupe. Regardez les personnes dans les yeux mais pas trop longtemps pour ne pas les gêner.
Parler distinctement, en articulant et faites variés votre rythme, votre ton.
Si vous êtes debout, soyez ancré et présent. Si vous êtes assis, resté dynamique, au bout de votre chaise pour donner l’impression de votre pleine implication.
Maîtrisez les aspects techniques nécessaires à une table ronde efficace : faites un repérage de la salle, (confort, chauffage, luminosité, acoustique, etc…). Avez-vous besoin d’un micro – et des piles), de système de vidéo-projection. Est-ce que vous avez du réseau ? Vous pouvez faire envoyer des question par sms. Si vous avez le wifi vous pouvez poster sur les réseaux sociaux en temps réel. Vous pouvez enregistrer les échanges si vous voulez faire un compte rendu précis.

5/ Choisissez avec soin vos intervenants

Pour lancer votre table ronde, vous pouvez choisir de donner la parole à un expert du sujet qui pourra donner des axes de réflexions et permettra de prendre du recul par rapport au sujet. Il peut expliquer les mutations en cours ou à venir, etc.

Annoncez lui le temps d’intervention dont il dispose : vous avez 15 minutes … (même si vous leur en laisserez vingt).

Anticipez les moyens qui seront nécessaires à son expression : un micro, un paper board, un rétro-projecteur, un écran … Et testez-les ! Ne vous trouvez pas au dépourvu, embarrassé.

De courts supports ou vidéos peuvent être utilisés. Mais attention, il faut maintenir l’attention et aussi le rythme. C’est pourquoi le powerpoint peut être votre ennemi s’il est lourd et limite les échanges.

Préparez les questions que vous voulez poser aux intervenants.

6/ Privilégiez les témoignages des participants

Notre expérience nous a montrée que les participants à une table ronde viennent pour participer, apporter leur contribution à la réflexion.

Il faut donc les laisser s’exprimer ! Leurs exemples, leurs retours d’expériences, leurs partages des bonnes pratiques, leurs innovations vont donner du concret à votre table ronde. L’incarnation d’expérience est précieuse pour donner de la crédibilité aux processus et l’envie d’essayer ou pas.

Rassurer votre auditoire, ce que vous recherchez ce n’est pas la perfection de leur langage, leur expression aisée mais l’authenticité de leur vécu. Nous avons tous besoin de nous projeter pour pouvoir adhérer, d’être étonné pour nous interroger, d’être impressionné pour approfondir.

Lorsque vous constaté des réponses trop longues, des digressions, des explications trop compliquées, ramenez gentiment le participant au sujet traité. Préparez vos phrase pour couper les personnes avec élégance : « Je suis vraiment désolé, mais je suis obligé de vous couper si nous voulons finir à l’heure …si nous voulons profiter de l’expression de tout le monde … »

Souriez et apaisez votre voix pour ne pas apparaitre agressif ou blessant.

C’est vrai, animer une table ronde n’est pas simple ! Il faut s’y préparer ou déléguer.

Bénéficiez de notre expérience et de notre regard extérieur !

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